Verarbeitung von Daten im Rahmen der Bewerbung bei der EVN Gruppe
Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens vertrauen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten an. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns oberste Priorität. Deshalb informieren wir Sie auf den nächsten Seiten, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten. Außerdem geben wir Ihnen Informationen über Ihre Rechte und nennen Ihnen Ihre Anlaufstelle bei Fragen.
Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?
Wenn Sie sich bei der EVN Gruppe für eine offene Position (fixe Anstellung, Praktikumsplatz, Lehrplatz, Zusammenarbeit im Rahmen eines freien Dienstvertrages, Verfassen einer wissenschaftlichen Arbeit) oder initiativ bewerben, dann verarbeiten wir für diesen Zweck Ihre personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass wir unter anderem Ihre Daten erheben, speichern, verwenden, übermitteln oder löschen.
Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir erheben Ihre Daten direkt bei Ihnen, wenn Sie sich bei uns bewerben. Das heißt, Sie übermitteln uns durch Ihre Bewerbung bestimmte personenbezogene Daten wie zum Beispiel Informationen zu Ihrer Person, Ihrer Ausbildung oder Ihrer Berufserfahrung. Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen – aber nur, wenn diese für das Bewerbungsverfahren notwendig sind. Personenbezogene Daten können uns auch im Rahmen von Empfehlungen von Mitarbeiter*innen übermittelt werden.
Ausnahmsweise kann es vorkommen, dass wir personenbezogene Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften auch bei anderen Stellen (z.B. anlassbezogene Abfragen beim zuständigen Sozialversicherungsträger im Zuge der Begründung eines Arbeitsverhältnisses) erheben.
Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Daten zu Ihrer Person (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
- Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse)
- Daten zu Ihrer Bewerbung (Datum der Bewerbung sowie einer eventuellen Zu- oder Absage, Datum des/der Bewerbungsgespräches/e, Empfehlung durch EVN Mitarbeiter*in)
- Daten zu Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung (Ausbildungsgrad, bisherige berufliche Tätigkeit/en, Lenkberechtigung/en, Sprachkenntnisse)
- Daten zu Ihren Interessen und Wünschen, die Sie uns mitteilen (gewünschtes Beschäftigungsausmaß, gewünschter Tätigkeitsbereich, gewünschte Beschäftigungsart z.B. Praktikum oder Lehrstelle)
- Audiovisuelle Daten (Foto)
- Für den Fall, dass Sie bereits bei einem Bewerbungsgespräch bei uns waren, können wir Notizen zu diesem Gespräch in unsere Datenbank aufnehmen. Diese Notizen beinhalten nur Informationen, die in einem konkreten Zusammenhang mit dem Stellenprofil und Ihrer Bewerbung stehen.
Werden beim Bewerbungsverfahren von Lehrlingen und Praktikant*innen personenbezogene Daten besonderer Kategorien verarbeitet?
Von Bewerber*innen auf Lehrlings- oder Praktikumspositionen in den Außenstellen benötigen wir im Rahmen des Einstellungsverfahrens zusätzlich Angaben über Konfektions- und Schuhgröße. Diese benötigen wir, weil Sie für Ihre Tätigkeit von Gesetz wegen Arbeits- bzw. Schutzkleidung tragen müssen, die wir als Arbeitgeber bereitstellen.
Wofür und auf Basis welcher Rechtsgrundlagen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Hauptsächlich verarbeiten wir Ihre Daten um das Bewerbungsverfahren durchführen zu können.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich war und wir Sie einstellen können, dann verarbeiten wir Ihre Daten um den Arbeitsvertrag zu erstellen und in weiterer Folge das Arbeitsverhältnis zu begründen. In diesem Fall ist die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen die Rechtsgrundlage.
Daneben können auch Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten bilden. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auch auf Grundlage von berechtigten Interessen der EVN Gruppe oder von Dritten. Das kann beispielsweise passieren, um unseren Compliance-Vorschriften gerecht zu werden, indem wir Aufzeichnungs- und Berichtsverpflichtungen nachkommen, Audits durchführen, Aufforderungen von Behörden entsprechen oder uns in Gerichtsverfahren verteidigen. Auch die Gewährleistung unserer IT Sicherheit und des IT Betriebes des Bewerbermanagementsystems ist ein berechtigtes Interesse unsererseits.
Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten?
Innerhalb der EVN Gruppe erhalten nur die Konzerngesellschaften, Personen und Stellen (z.B. Personalabteilung, für das Bewerbungsverfahren zuständige Ansprechpersonen der Fachbereiche) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Unsere Konzerngesellschaften können hier eingesehen werden.
Zusätzlich kann es vorkommen, dass uns beim Auswahl- oder Einstellungsverfahren, sowie zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, sorgfältig ausgewählte externe Partnerunternehmen, sogenannte Auftragsverarbeiter, unterstützen.
Eine Übersicht unserer externen Auftragsverarbeiter finden Sie hier.
Den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten wir, indem wir die Datenverarbeitung mit und bei diesen externen Partnern vertraglich geregelt haben. In diesen Verträgen wird beispielsweise geregelt, wofür und wie lange Ihre personenbezogenen Daten bei diesen Partnern gespeichert werden dürfen.
Es ist auch möglich, dass wir Ihre Daten die Sozialversicherungsträger übermitteln, wenn wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen müssen.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Für zukünftige spannende Positionen behalten wir Ihre Daten im Falle Ihrer Zustimmung für maximal 2 Jahre nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens bzw. bei Initiativbewerbungen maximal 2 Jahre nach Einlangen in Evidenz.
Vor Auslaufen dieser 2-Jahres Frist informieren wir Sie mittels E-Mail Nachricht über die beabsichtigte Löschung. Danach werden Ihre Daten aus dem Bewerbermanagementsystem gelöscht, außer Sie stimmen einer Verlängerung ausdrücklich mittels E-Mail oder Bestätigung auf unserer Karriere-Website zu.
Werden Ihre Daten auch an Länder außerhalb der EU übermittelt?
Im Rahmen von Bewerbungsverfahren für eine Position in bzw. eine Zusammenarbeit mit einem unserer Konzernunternehmen im EU-Ausland (wie beispielsweise die EVN Macedonia) übermitteln wir Ihre Daten an die zuständigen Ansprechpersonen in diesem Konzernunternehmen.
Wir übermitteln Ihre Daten aber nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren externen Partnern in Drittländern können Sie bei unserem Datenschutzbeauftragten anfordern.
Welche Rechte haben Sie als Bewerber*in bei der EVN Gruppe?
Sie haben ein Recht auf Auskunft, Information und Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten.
Wenn Sie möchten, dann geben wir Ihnen Auskunft über alle Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten. Wenn Ihre Daten nicht (mehr) zutreffen, können Sie eine Berichtigung oder bei Unvollständigkeit eine Vervollständigung verlangen. In einigen Fällen können oder dürfen wir keine Auskunft geben. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer zeitnah den Grund für die Verweigerung mit.
Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.
Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie die Löschung Ihrer Daten verlangen, außer die Verarbeitung ist notwendig
- zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information,
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde,
- aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit
- für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke soweit die Einschränkung oder Löschung die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung voraussichtlich unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
Sie haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
In einigen Fällen haben Sie ein Recht auf Datenportabilität und somit Herausgabe Ihrer uns bekannt gegebenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
Sie haben ein Recht auf Widerspruch.
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn wir Ihre Daten aufgrund von berechtigten Interessen oder im öffentlichen Interesse verarbeiten. Wir verarbeiten dann diese personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben ein Recht auf Beschwerde.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, haben Sie die Möglichkeit, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren:
Österreichische Datenschutzbehörde
Hohenstaufengasse 3
1010 Wien
Mehr Informationen zu Ihren Rechten finden Sie unter: EU-Verordnung Nr. 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG
Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb der EVN Gruppe verantwortlich?
Die EVN AG entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten und ist somit Verantwortlicher der Datenverarbeitung.
Sie können uns ganz einfach erreichen:
EVN AG
EVN Platz, 2344 Maria Enzersdorf
e-mail: [email protected]
Tel. +43 (0) 2236 200-0
Fax: +43 (0) 2236 200 – 2030
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:
EVN AG
Datenschutzbeauftragter
EVN Platz, 2344 Maria Enzersdorf
e-mail: [email protected]